Rysunek smartwatcha

Produktywność

Jakim typem osobowości jesteś, jeśli chodzi o zarządzanie czasem?

Reading Time: 5 minutes

Sekret skutecznego zarządzania czasem to wykorzystywanie silnych cech osobowości. Kim więc jesteś — bohaterem akcji, diwą, koniem pociągowym, przytakiwaczem czy perfekcjonistą? Autor: Matthew Jenkin

 

Nieskończenie wiele rozwiązań i usług — od treningów z coachami po aplikacje — obiecuje pomóc nam lepiej zarządzać pracą i zwiększyć produktywność. I gdy dla Lucy z działu marketingu dzień wydaje się płynąć gładko, a ona odhacza kolejne wykonane zadania im bliżej końca zmiany, dlaczego Tobie ledwo udało się dotrzeć do połowy listy, gdy zegar wybija 17:00? Ponieważ skuteczne zarządzanie czasem nie zależy od tego, jak długo pracujemy, ale od naszej osobowości.

Pracodawcy od dawna podejrzewali, że nie ma jednego, uniwersalnego podejścia, a testy osobowości, takie jak Myers-Briggs (MBTI, Myers-Briggs Type Indicator)(1), stały się popularnym sposobem oceny pracowników w firmach. Według wielu sukces testu MBTI tkwi w jego prostocie. Za pomocą 93 pytań, luźno sformułowanych w oparciu o teorię Carla Junga, można podzielić pracowników na 16 odrębnych typów: kombinacje introwertyków, ekstrawertyków, myślicieli, uczuciowców, osób kierujących się osądem lub percepcją.

Beverly Flaxington, konsultantka ds. zarządzania i ekspert behawioralny przyznaje, że aby jakakolwiek metoda zarządzania czasem odniosła skutek, trzeba wziąć pod uwagę indywidualne zachowania ludzi w pracy.

„Pamiętam, jak lata temu wynajęłam kogoś, by pomógł mi uporządkować biuro i zwiększyć efektywność. Ta osoba powkładała wszystko do pudeł i schowała” — wspomina. „Jestem zdecydowanie wzrokowcem. Lubię widzieć rzeczy przed sobą, więc to była katastrofa. Praktycznie nie byłam w stanie pracować. Właśnie wtedy zaczęłam zauważać, że zmiany muszą skupiać się na naturalnym stylu osobowości danej osoby”.

Jakich zatem jest pięć najpowszechniejszych typów osobowości i w jaki sposób każdy z nich może kształtować swoje zachowania, aby lepiej zarządzać czasem?

1. Bohater akcji

„Podobnie jak Wonder Woman czy Superman, takie osoby, widząc płonący budynek, natychmiast do niego pobiegną, nie czekając na przybycie strażaków. Jeśli dasz im listę zadań, które wydają się niemożliwe do wykonania, ukończą je w mgnieniu oka. Jednak ich słabą stroną jest to, że starając się wykonać wszystkie zadania w danym dniu, mogą pominąć ważne szczegóły” — mówi Flaxington.

Zmiana sposobu zarządzania czasem: „Tacy ludzie są nakierowani na wyniki i często działają bez zastanowienia, skupiając się na pilności i ważności zadania” — twierdzi Susy Roberts, główny trener i założycielka agencji konsultacyjnej Hunter Roberts(2). Zaleca pracownikom z tym typem osobowości, aby zatrzymali się i starannie przemyśleli, co trzeba zrobić najpierw, zamiast od razu zajmować się tym, co akurat pojawia się w ich skrzynce odbiorczej.

Stephen Covey, autor książki pt. „7 nawyków skutecznego działania”(3), zgadza się z tym i sugeruje uszeregowanie zadań według czterech kategorii: ważne/nieważne oraz pilne/niepilne.

2. Diwa

Są źródłem rozrywki na biurowej imprezie, ale biorąc pod uwagę, ile czasu spędzają na rozmowach, to cud, że w ogóle udaje im się coś zrobić. Mogą być pozytywnie nastawieni, przyjacielscy, rozmowni i zabawni, ale dzień mija, a oni zaledwie zaczęli kilka zadań z listy — o ukończonych nie wspominając. Roberts twierdzi, że ze swoją tendencją do przechwalania się osiągnięciami mogą sprawiać wrażenie bardziej produktywnych niż w rzeczywistości.

Flexington zauważa: „Nagle okazuje się, że czas minął. Myśleli, że skończą dziś 15 rzeczy, ale wdali się we wciągającą rozmowę i nawet nie zauważyli, że czas minął”.

Zmiana sposobu zarządzania czasem: tym osobom naprawdę przyda się strategia. Jeśli masz do wykonania duży projekt, Flaxington zaleca, aby podzielić go na mniejsze kroki, umieścić zadania w kalendarzu i ustawić przypomnienia. Dzięki prowadzeniu jednego, głównego kalendarza łatwo jest śledzić wszystkie zadania służbowe i wydarzenia osobiste w jednym miejscu, a to pozwala szybciej i prościej planować czas i ograniczyć potrzebę wprowadzania zmian w harmonogramach.

Kluczowe jest też zarządzanie wiadomościami e-mail. Według badań firmy McKinsey Global Institute(4) z 2012 r. pracownicy spędzają średnio ponad jedną czwartą dnia, odpowiadając na maile i czytając je. Okazało się, że obsługa poczty elektronicznej to, po „zadaniach typowych dla danego stanowiska”, druga najbardziej czasochłonna czynność.

Zach Hanlon, dziennikarz magazynu Fast Company(5), ekspert ds. marketingu i sprzedaży, mówi, że sekret polega na tym, aby przestać „układać” wiadomości według tematu, a zacząć o nich myśleć w kategorii terminów. Proponuje zmianę sposobu przeglądania skrzynki odbiorczej i stworzenie — zamiast listy rzeczy do zrobienia — pięciu folderów w oparciu o chronologię i pilność/ważność.

Figurka małego człowieka idącego po wskazówce zegara

 

3. Koń pociągowy

„Osoby z tym typem osobowości działają powoli i konsekwentnie. Muszą dokładnie wszystko przemyśleć. Są uważne, metodyczne i całkiem niezależne, jeśli chodzi o sposób realizacji zadań” — wyjaśnia Roberts. Będą więc naprawdę dobrze planować i ustalać priorytety, ale mogą być postrzegane jako nadmiernie ostrożne. Inni pracownicy mogą frustrować się ich brakiem działania. Ich poświęcenie może też powodować, że nie będą gotowe dzielić się odpowiedzialnością za pracę.

Zmiana sposobu zarządzania czasem: „Przekazanie zadań i zaufanie innym ludziom nie leży w ich naturze” — mówi Flaxington. „Spójrz więc na swój dzień i wybierz trzy, cztery najważniejsze rzeczy, na których musisz się skupić. Zdecyduj, co bezwzględnie musisz zrobić samodzielnie, a które zadania możesz przekazać innym”.

Delegowanie wydaje się być powszechnym problemem. Badanie nad zarządzaniem czasem z 2007 r.(6) pokazuje, że w prawie połowie z 332 badanych firm pracownicy mają problem z przekazywaniem zadań. W swoim artykule dla magazynu Inc(7) Jayson DeMers, założyciel i prezes firmy AudienceBloom zajmującej się marketingiem treści, udziela porad liderom, którzy mają problem z delegowaniem. Sugeruje, aby oprócz ustalania ważności, przekazywać zadania tym pracownikom, którzy są najlepiej przygotowani do ich wykonania, a niekoniecznie tym, którzy mają najmniej pracy.

4. Przytakiwacz

„Są to oddani gracze zespołowi, którzy cały czas chcą pomagać współpracownikom i ich wspierać. Oczywiście o to chodzi we współpracy, ale niebezpieczeństwo polega na tym, że ludzie z tym typem osobowości niechętnie odmawiają i w efekcie biorą na siebie więcej niż są w stanie unieść. Dlatego albo mają mnóstwo nadgodzin, albo nie dotrzymują terminów” — wyjaśnia Roberts.

Zmiana sposobu zarządzania czasem: „Naucz się mówić »nie«” — mówi psychoterapeutka i life coach, Hilda Burke(8). „Zmiana takiego sposobu pracy może trochę potrwać, ale jest możliwa” — twierdzi. „A jeśli trudno jest Ci odmawiać i czujesz przeciążenie, ważne jest, aby robić sobie przerwy”.

Wydaje się to oczywiste, ale badania wykazały, że regularne przerwy zwiększają produktywność. Według aplikacji DeskTime, która śledzi sposób użytkowania komputerów przez pracowników, idealna przerwa powinna trwać 17 minut. W 1999 r. w Laboratorium Badań nad Ergonomią Uniwersytetu Cornell zastosowano program komputerowy przypominający pracownikom o krótkich przerwach.

W projektu wynika(9), że „pracownicy otrzymujący powiadomienia [przypominające im o przerwie] byli dokładniejsi średnio o 13% niż pracownicy, którzy nie otrzymywali powiadomień”. Ta prosta, ale skuteczna metoda została wykorzystana w wielu aplikacjach — od Marinara Timer(10) po PomoDone(11).

5. Perfekcjonista

Ten typ osobowości może potrzebować najwięcej czasu, by ukończyć zadanie, ale zgodnie z nazwą, skupia się o wiele bardziej na jakości niż ilości. Flaxington wyjaśnia, że ponieważ dokładność jest dla nich tak ważna, osoby te mogą czuć się przeciążone i mieć trudności, jeśli mają zbyt wiele pracy. Będą się też bardzo stresować pod naciskiem.

Zmiana sposobu zarządzania czasem: nadmiar jest dla perfekcjonistów wrogiem numer jeden. Dlatego nieuporządkowana skrzynka odbiorcza pełna nieprzeczytanych wiadomości może ich przerażać. Przewiduje się, że liczba przesyłanych wiadomości będzie rosnąć o 4%(12) rocznie, dlatego im szybciej zajmiesz się tym problemem, tym lepiej. Istnieje wiele sposobów na poradzenie sobie z nadmiarem wiadomości e-mail.

Jedną z najbardziej znanych metod jest tzw. metoda „Inbox zero” (pusta skrzynka odbiorcza), polegająca na utrzymywaniu cały czas pustej lub prawie pustej skrzynki odbiorczej. Prawdopodobnie wymaga to sporo pracy, ale jej pomysłodawca, Merlin Mann(13) mówi, że możemy potraktować nową wiadomość na pięć sposobów: usunąć, przekazać dalej, odpowiedzieć, odrzucić lub wykonać. W ten sposób skutecznie zamieniamy skrzynkę odbiorczą w listę zadań obejmującą trudne wybory dotyczące kolejności zadań i ich skutecznej realizacji.


 

Matthew Jenkin jest brytyjskim dziennikarzem niezależnym i byłym redaktorem Guardian Careers, strony internetowej społeczności The Guardian dla osób poszukujących pracy i zmieniających ścieżkę kariery

Źródła:

(1) https://www.myersbriggs.org/my-mbti-personality-type/mbti-basics/

(2) http://www.hunterroberts.com/

(3) http://www.amazon.com/The-Habits-Highly-Effective-People/dp/1455892823

(4) http://www.mckinsey.com/insights/high_tech_telecoms_internet/the_social_economy

(5) https://www.fastcompany.com/3067012/the-only-five-email-folders-your-inbox-will-ever-need

(6) http://www.i4cp.com/news/2007/06/26/you-want-it-when

(7) https://www.inc.com/jayson-demers/7-strategies-to-delegate-better-and-get-more-done.html

(8) https://www.theguardian.com/careers/2017/feb/28/overwhelmed-at-work-six-tips-on-how-to-beat-stress

(9) http://www.news.cornell.edu/releases/Sept99/computer.breaks.ssl.html

(10) http://www.marinaratimer.com/

(11) https://pomodoneapp.com/

(12) http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2017/06/Email-Market-2017-2021-Executive-Summary.pdf

(13) https://www.youtube.com/watch?v=z9UjeTMb3Yk