Od temperatury w biurze po obrazy na ścianach — możesz odnieść wrażenie, że wystrój twojego biura jest równie wyjątkowy jak ty. Istnieją jednak czynniki, które kształtują twój gust w znacznie większym stopniu, niż może ci się wydawać. Etan Smallman przygląda się temu, jakie znaczenie ma pokolenie, do którego należymy, nasza płeć i kultura, z której się wywodzimy
Jeśli chodzi o powierzchnię biurową, to, co jednej osobie jawi się jako raj, dla drugiej jest źródłem męki. Biura typu open-plan i minimalistyczny wystrój mają swoich entuzjastów, ale innym mogą się wydawać chłodne i bezduszne. Miejsca, które ty uważasz za przyjazne i przytulne, osobie przy sąsiednim biurku mogą wydawać się zagracone i utrudniające skupienie.
Problem polega na tym, że niezwykle trudno o uniwersalne rozwiązanie. Wpływ na nasze preferencje co do biura — od oświetlenia i fotela po ustawienie biurka i odległość od okna — może mieć mnóstwo czynników, jak na przykład wiek i płeć, pochodzenie kulturowe, typ osobowości i styl pracy.
Niezależnie od tego, czy chcesz pobudzić kreatywność czy osiągnąć maksymalną wydajność, optymalizacja środowiska pracy może być kluczowa. W końcu to znacznie więcej niż wrażenia estetyczne. Niezliczone badania dowodzą, że istnieje związek między dobrze zaprojektowanym biurem a zaangażowaniem, wydajnością i pomysłowością pracowników(1). Przykładowo najlepsze firmy pięciokrotnie częściej zapewniają w biurach przestrzeń zarówno do pracy indywidualnej, jak i grupowej(2).
Centrum Regus Sarona w Tel Avivie oferuje przestrzenie współdzielone przystosowane do pracy indywidualnej
Różnice między kobietami i mężczyznami
Jednym z czynników wpływających na to, w jakich biurach czujemy się najlepiej, jest płeć. Zaczyna się niewinnie: od temperatury. Badanie z 2015 roku, opublikowane w magazynie Nature(3), wykazało, że jeżeli chodzi o kobiety, preferowana średnia temperatura w biurze jest o około 3°C wyższa niż w przypadku mężczyzn.
To dlatego, że tempo przemiany materii jest u kobiet znacznie niższe niż u płci przeciwnej. Mężczyźni zazwyczaj czują się dobrze przy około 22°C, natomiast kobiety często odczuwają tę temperaturę jako nieco za niską. Jak wyjaśnia magazyn The Guardian(4), problem polega na tym, że kontrola temperatury w biurowcach opiera się na standardach z lat 60., opracowanych w oparciu o tempo przemiany materii 40‑letniego mężczyzny ważącego 70 kg.
Co do innych zależnych od wieku preferencji, badania sugerują, że kobiety mogą czuć się lepiej w biurach podzielonych na oddzielne, zamknięte pomieszczenia niż w powierzchniach typu open-plan. Z badania opublikowanego w magazynie Gender, Work and Organization wynika, że pracownice tak zaprojektowanych biur czuły, że są „na widoku” i częściej je to niepokoiło niż dawało im poczucie swobody.
Główny autor badania, dr Alison Hirst z brytyjskiej uczelni Anglia Ruskin University, twierdzi, że „zwłaszcza kobiety odczuwały niepokój w związku z poczuciem ciągłego bycia »na widoku«, czuły się też zmuszone ubierać w określony sposób”(5).
Nieco szerszą perspektywę przyjmuje amerykańskie badanie(6), które dowodzi, że na udział danej płci w miejscu pracy mogą wpływać „przejawy tożsamości otoczenia”.
„Przestąpienie progu szkoły wypełnionej chrześcijańskimi symbolami może zniechęcić niereligijnego ucznia do rejestracji” — wyjaśnia jedna z autorek badania, Sapna Cheryan. „Przejazd przez miasto pełne sklepów rowerowych, gdzie na co drugim aucie zamontowano bagażniki na narty, może sprawić, że w oczach osób, które nie przepadają za aktywnością w plenerze, będzie ono nieatrakcyjne. W sklepie, w którym z głośników gra głośna muzyka taneczna, starsi klienci mogą się poczuć obco”.
„Zauważmy, że to fizyczne otoczenie, choć jednych wyklucza, dla innych — dla których te drobne sygnały oznaczają przynależność — może się zdawać drugim domem. To środowiska, które nie przystają do jednej z najważniejszych społecznych tożsamości, przykładowo płci i rasy” — dodaje.
W środowisku biurowym można znaleźć kilka takich przejawów tożsamości otoczenia. Być może każdą z sal konferencyjnych nazwano imieniem wybitnego mężczyzny? Żaden z obrazów na ścianach nie przedstawia kobiety(7)?
Wystrój centrum Regus Gati w Jerozolimie jest neutralny pod względem płci
Różnica pokoleń
A co z wiekiem? Czy to, ile masz lat, jakkolwiek wpływa na twoje upodobania co do wystroju biura? Istnieją dowody na różnice pokoleniowe. Niektóre badania sugerują, że młodsi pracownicy gorzej znoszą źle zorganizowane biura — lub po prostu mniej chętnie je tolerują.
Z badania przeprowadzonego w ubiegłym roku przez firmę Ipsos wynika, że 76% pracowników w wieku 18–34 lat przyznało, że wystrój biura wpływa na ich stosunek do firmy, zaś wśród pracowników starszych niż 55 lat było to zaledwie 39%(8). Ponadto w jednym z badań ponad jedna piąta osób w wieku 18–24 lat przyznała się do rezygnacji z pracy z powodu złego wystroju biura(9).
Również starsi pracownicy mają preferencje, których nie należy ignorować. Szacuje się, że przedstawiciele pokolenia wyżu demograficznego (osoby urodzone między pierwszą połową lat 40. a połową lat 60.) nadal stanowią około jedną czwartą rynku pracy i pozostają aktywni zawodowo dłużej niż dotychczas, przez co różnica pokoleń w naszych biurach jest większa.
Młodsi pracownicy uznają „jakość sal konferencyjnych” za najmniej istotny element świetnego biura, zaś ich urodzeni w połowie XX wieku koledzy są niemal przeciwnego zdania(10). Badanie przeprowadzone przez Davenporta(11) dowodzi, że pokolenie wyżu demograficznego wyżej ceni biura zamknięte — zwłaszcza do celów zadań indywidualnych i wymagających skupienia — natomiast badanie firmy Springwise(12), zajmującej się prognozowaniem trendów, sugeruje, że pracę wymagającą tworzenia, przetwarzania i przechowywania informacji wolą wykonywać bez komputera.
Knoll, firma projektująca meble biurowe, donosi w swoim raporcie, że „ta zmiana priorytetów spowoduje zasadniczą zmianę podejścia do projektowania biur, które przestaną być wyłącznie miejscem pracy i wykonywania obowiązków. Biuro przyszłości będzie musiało stale dostarczać angażujących doznań związanych z pracą, które będą sprzyjać rozmaitym stylom pracy i zapewnią jej sprawny przebieg, niezależnie od lokalizacji”.
Różnice kulturowe
Podejście do układu i liczby pracowników przypadających na określoną powierzchnię biura różnią się również w zależności od kraju. Przykładowo pracownicy w chińskich miastach zwykli pracować na około jednej trzeciej powierzchni, jaką zajmują ich koledzy w Europie czy Stanach Zjednoczonych(13).
Magazyn Harvard Business Review(14) donosi zaś, że „Chińczycy nie myślą o prywatności poszczególnych osób tak samo jak mieszkańcy Zachodu. Dla chińskich pracowników największe znaczenie ma kontrola nad informacjami: ochrona poufności prywatnych danych i ucieczka przed ciągłą obserwacją ze strony innych. Biura, w których pracownicy mogą siedzieć plecami do ściany, to najbardziej pożądane nieruchomości”.
W różnych kulturach wymagane mogą być również różne typy powierzchni biurowej. Na przykład we Francji na spotkania poświęca się więcej czasu niż w Ameryce. „[Zauważyłam, że] we Francji spotkania trwają zazwyczaj dużo dłużej i toczy się na nich więcej dyskusji na temat koncepcji” — przyznaje urodzona we Francji Emma Seppälä, wykładowczyni na uniwersytetach Yale i Stanford. W rozmowie z witryną Business Insider(15) wyjaśnia: „w Stanach spotkania sprowadzają się do ustalenia »ty zajmiesz się tym, a ty tamtym…«”. Jej zdaniem we Francji jest inaczej: „dla Francuzów bardzo ważne jest, by dojście do wniosku poprzedzało kompleksowe omówienie teorii, koncepcji i filozofii danego rozwiązania”. Dlatego biuro bez odpowiedniej przestrzeni do spotkań nie będzie miało w tym kraju racji bytu.
Centrum Regus Torre Aragonia w hiszpańskiej Saragossie oferuje przestrzenie do pracy grupowej i spotkań
Rozwiązania buforowe
Analizując indywidualne podgrupy personelu, łatwo wpaść w pułapkę przesadnego skupienia na szczegółach, ale Neil Usher, autor książki „The Elemental Workplace”, radzi: „Doskonale zaprojektowane miejsce pracy wymaga zachowania równowagi — rozwiązania faworyzujące którąkolwiek z grup rzadko się sprawdzają. Projektowanie biura z myślą o konkretnej grupie demograficznej lub określonym typie osobowości zawsze będzie pociągać za sobą ograniczenia. Nasze przestrzenie do pracy muszą odzwierciedlać różnorodność i sprzyjać poczuciu przynależności, a to wymaga zapewnienia ludziom wyboru i możliwości jego egzekwowania. Moja najważniejsza rada: nie ulegaj radosnym mitom rozpowszechnianym w Internecie i podejdź do sprawy znacznie bardziej krytycznie”.
„To możliwe — niezależnie od miejsca na świecie, sektora czy budżetu. Przedsiębiorstwa, które to zlekceważą, stracą zarówno pod względem zdolności do wydajnej pracy indywidualnej i grupowej, jak i szans na zatrzymanie pracowników”.
Joanna Yarker, profesor psychologii zawodowej i biznesowej na uczelni Kingston University w Londynie, twierdzi, że choć wiele firm zaczyna korzystać z tzw. hot-deskingu, większość pracowników ceni sobie „personalizację” stanowiska pracy — niezależnie od demografii i usposobienia.
„Zauważyliśmy, że ludzie lubią nadawać swojemu stanowisku pracy osobisty charakter, i może to być pewnego rodzaju bufor, który ułatwi im radzenie sobie ze stresem, jakiego mogą doświadczać w biurze“ — wyjaśnia. „Jeśli nie możesz postawić nic na biurku, może warto ustawić na monitorze różne wygaszacze ekranu, które sprawią, że poczujesz się jak u siebie. Dzięki temu zachowujesz kontakt z tym, co dla ciebie ważne”.
Jak pogodzić różnice
Często wystarczy się po prostu nieco zastanowić. „Jeśli na przykład zapytasz osobę z zespołem Aspergera, pewnie powie ci, że praca w tłocznym otoczeniu bywa wyzwaniem” — tłumaczy Yarker. „Dla takich osób spokojne miejsce do pracy ma ogromne znaczenie. Osoby z zespołem jelita drażliwego z pewnością zwrócą większą uwagę na położenia biurka w stosunku do toalety”.
Yarker wyjaśnia, że odpowiedzią na różnorodne oczekiwania nie musi być większa powierzchnia, a raczej większa elastyczność przestrzeni. „Kierownicy, którzy dają przykład, dynamicznie zmieniając miejsce pracy i korzystając z różnych przestrzeni, zamiast tkwić przy swoim biurku od 8:00 do 19:00, zachęcają pracowników do elastycznego korzystania z biura” — dodaje.
Zaangażowanie personelu również ma ogromne znaczenie, wyjaśnia sir Cary Cooper, profesor psychologii i zdrowia organizacji na uczelni Manchester Business School. „Nie narzucaj nic pracownikom, pozwól im raczej poczuć się, jak u siebie” — radzi. „Wymuszanie to droga donikąd. Możliwe, że dojdą do rozwiązań, które tobie nawet nie przyszłyby do głowy. Gromadź dane, a umożliwi ci to pogodzenie różnic w oczekiwaniach pracowników i być może uwzględnienie potrzeb różnych grup w różnych częściach przedsiębiorstwa”.
Etan Smallman jest brytyjskim dziennikarzem.
Źródła:
(1) https://www.forbes.com/sites/jacobmorgan/2015/12/03/how-the-physical-workspace-impacts-the-employee-experience/#726dc3fe779e
(2) https://www.gensler.com/research-insight/workplace-surveys/us/2016
(3) https://www.nature.com/articles/nclimate2741
(4) https://www.theguardian.com/money/shortcuts/2015/aug/04/new-cold-war-why-women-chilly-at-work-air-conditioning
(5) https://www.standard.co.uk/news/uk/women-feel-pressured-to-dress-up-in-open-plan-offices-a3828846.html
(6) http://sciencewithart.ijs.si/pdf/How%20stereotypical%20cues%20impact%20gender%20participation%20in%20computer%20science.pdf
(7) https://www.thecrimson.com/article/2012/3/5/women-portraits-kennedy-school/
(8) https://www.prnewswire.com/news-releases/workplace-design-matters-when-it-comes-to-millennial-appeal-300545467.html
(9) https://www.independent.co.uk/news/business/news/uk-millennials-rejecting-employers-offices-workplace-design-architecture-a8270686.html
(10) https://www.knoll.com/document/1352940439350/WP_GenerationalDifferences.pdf
(11) https://www.emeraldinsight.com/doi/abs/10.1108/14630010810925136?fullSc=1&journalCode=jcre
(12) https://www.regus.pl/work-uk/how-the-over-65s-are-shaking-up-the-office/
(13) https://www.cbre.com/research-and-reports/apac-space-utilisation-the-next-frontier
(14) https://hbr.org/2014/10/balancing-we-and-me-the-best-collaborative-spaces-also-support-solitude
(15) http://uk.businessinsider.com/differences-between-french-american-work-culture-2017-7?r=US&IR=T
