Produktywność

Jak poprowadzić udaną wideokonferencję

Wraz ze wzrostem liczby zdalnych pracowników i coraz częstszą pracą w międzynarodowym środowisku, organizowanie wideokonferencji szybko stało się kluczową umiejętnością w biznesie. Nasze badania wykazują, że z wideokonferencji korzysta 40% pracowników na całym świecie. W Chinach jest to nawet 61%, a w Meksyku 60%. Ale przeprowadzenie udanej wideokonferencji to coś więcej niż włączenie kamery.

Skup się na mikrofonie: Przede wszystkim sprawdź ustawienia. Większość oprogramowania do wideokonferencji pozwala na test mikrofonu i kamery, aby sprawdzić, czy pracują poprawnie. Gdy tylko zacznie się konferencja, trzymaj guzik mikrofonu w gotowości. Najlepiej, gdyby Twój mikrofon był wyciszony, gdy nie mówisz, bo hałas w tle może być uciążliwy. Ale bądź w gotowości do włączenia go natychmiast, gdy zechcesz komuś odpowiedzieć.

Urządź przestrzeń: Widok z niskiej perspektywy może wywoływać niekorzystne wrażenie, nie wspominając o rozpraszaniu współuczestników. Poza tym, warto wybrać dobrze oświetloną przestrzeń, tak aby wszyscy widzieli Cię wyraźnie. Jeśli świeci słońce, możesz zasunąć zasłony i włączyć dodatkową lampę. Pozbędziesz się wówczas jaskrawego światła.

Skoncentruj się: Podczas gdy w czasie długich rozmów telefonicznych możesz z łatwością sprawdzać e-maile czy wykonywać inną pracę, to wizualny aspekt wideokonferencji nie pozwala na taką swobodę. Upewnij się, że jesteś w miejscu, gdzie nic Cię nie rozprasza, a zmniejszysz szansę na to, że ominie Cię coś ważnego. Jeśli w domowym biurze panuje hałas, możesz zarezerwować salę konferencyjną w lokalnym oddziale Regus. .

Chociaż może Cię korcić, aby podczas konferencji wpatrywać się w swój własny obraz, spróbuj patrzeć na kamerę, zwłaszcza wtedy, kiedy to Ty mówisz. Tworzy to iluzję patrzenia współuczestnikom w oczy. Jeżeli patrzysz gdziekolwiek indziej, wygląda to jak uciekanie wzrokiem na boki, nawet jeśli całkowicie koncentrujesz się na prezentacji.

Bądź równie angażujący, jak zaangażowany: Gdy to Ty prowadzisz wideokonferencję, potraktuj ją, jak osobistą sesję szkoleniową. Zwracaj się do uczestników po imieniu, zadawaj pytania, aby upewnić się, że słuchają, i patrz prosto w kamerę. Nie ograniczaj się do odczytywania slajdów. Uczestnicy mogą zrobić to sami z plikiem Powerpoint. A jeśli jesteś jednym z uczestników spotkania, przytakuj w momentach, gdy się zgadzasz i nie bój się zadawać pytań. Gdy to robisz, nie zapomnij włączyć mikrofonu, patrzeć w kamerę i przedstawić się zanim coś powiesz ("Hej, mówi [imię]. Zastanawiam się nad…").

Jeśli będziesz kierować się tymi samymi zasadami, co w przypadku spotkań twarzą w twarz, twoje umiejętności w zakresie wideokonferencji będą szybko rosły.