Biura typu open plan to teraz standardowe rozwiązanie stosowane przez wiele firm chcących zoptymalizować wykorzystanie przestrzeni, zachęcić pracowników do współpracy i przełamać tradycyjne struktury hierarchii.
Wyniki przeprowadzonego niedawno badania każą jednak zakwestionować tezę, że praca w otwartej przestrzeni biurowej to gwarancja produktywności. Okazuje się, że taka organizacja przestrzeni jest daleka od rozwiązania problemu braku wydajności pracy w odizolowanych biurach, bo personel jest tu z każdej strony otoczony bodźcami, a dodatkowo krępuje go brak prywatności.
Ankieta Workplace Survey firmy Gensler z 2016 roku wykazała, że 67% brytyjskich pracowników na koniec każdego dnia roboczego odczuwa wyczerpanie spowodowane organizacją miejsca pracy. Ponadto źle urządzone biura hamują innowacje: choć ponad 8 milionów pracowników na brytyjskim rynku pracuje w biurach typu open plan, wiele z takich przestrzeni nie jest urozmaicona, nie zapewnia swobody wyboru ani nie jest dostosowana do konkretnych zadań ani praktyk.
„Wyodrębniona powierzchnia biurowa nie jest wrogiem” — twierdzi Philip Tidd z firmy Gensler. „Przeprowadzka do nazbyt uproszczonego biura typu open plan to niekoniecznie najlepszy sposób na zwiększenie produktywności w dzisiejszym rządzonym przez technologie miejscu pracy”.
Rozproszenie i brak zadowolenia
Doktor Nicola J. Millard, która w swojej pracy w firmie BT łączy zagadnienia z dziedziny psychologii i futurologii, by analizować metody pracy, również jest zdania, że tradycyjna, otwarta przestrzeń biurowa jest mało wydajna. W swoim opracowaniu zatytułowanym Workshift: The Death of Dolly, Dilbert and Doctor No Millard argumentuje, że w biurze stale — dokładnie co trzy minuty — coś nas rozprasza, i często wynika to ze sposobu organizacji przestrzeni.
„Biura typu open plan to model uniwersalny, który ma spełniać potrzeby każdego pracownika, a w praktyce nie spełnia niczyich” — wyjaśniła Millard podczas ostatniej konferencji New Scientist Live. „Co trzy minuty coś nas rozprasza. Powrót do zakłóconego procesu myślowego zajmuje nam od ośmiu do dwudziestu minut. E-mail. Dostajemy ich za dużo. Spotkania, współpracownicy. Wszystko to powoduje, że nie możemy się skupić”.
Przeprowadzone w 2013 roku przez badaczy z Uniwersytetu w Sydney badanie Workspace satisfaction: The privacy-communication trade-off in open-plan offices, opublikowane w magazynie Journal of Environmental Psychology, dowodzi, że niekontrolowany hałas i utrata prywatności to główne źródła niezadowolenia pracowników otwartej przestrzeni biurowej.
„W ciągu ostatnich lat zachwalano biura typu open plan jako sposób na zwiększenie zadowolenia z pracy i wydajności zespołów” — stwierdził autor badania, Jungsoo Kim. „Ustaliliśmy, że osoby pracujące w otwartej przestrzeni biurowej były mniej zadowolone z otoczenia niż te, które miały do dyspozycji prywatne biura. Korzyści wynikające z pracy blisko współpracowników na otwartej przestrzeni nikły w cieniu takich czynników, jak wyższy poziom hałasu i ograniczona prywatność”.
Spadek wydajności, wzrost absencji
Co więcej, raport BBC ze stycznia 2017 roku dowiódł, że pracownicy biur typu open plan są o 15% mniej wydajni niż ci, którzy mają do dyspozycji swój boks, i dwukrotnie częściej chorują — ponieważ w otwartej przestrzeni biurowej choroby szybciej się rozprzestrzeniają. To może prowadzić do częstszych nieobecności.
W rozmowie z BBC Sally Augustin, psycholog środowiskowa i projektowania w firmie Design with Science z Illinois, stwierdziła, że choć jesteśmy w stanie pracować w tłocznych biurach, najlepiej pracuje nam się wówczas, gdy możemy się w pełni skupić. „Szkoda, że marnujemy potencjał pracowników, nie zapewniając im przestrzeni, która sprzyjałaby wykonywanym przez nich zadaniom”.
Korzyści
Nie chodzi o to, że biura typu open plan nie mają zalet. Taki model może oznaczać oszczędności — według magazynu Wall Street Journal nawet 50% mniej na pracownika w porównaniu z tradycyjnymi biurami — oraz ograniczenie śladu węglowego. W takiej przestrzeni łatwiej też o nawiązywanie relacji towarzyskich, współpracę zespołową i pomoc między członkami personelu.
Pracodawcom łatwiej jest przeorganizować otwartą przestrzeń niż pojedyncze, mniejsze biura — nawet jeśli potencjalnie podnajmą przestrzeń innej firmie.
Z badań wynika, że zamiast rezygnować z tradycyjnego biura, pracodawcy muszą się skupić na zapewnieniu elastycznego środowiska pracy, dostosowanego do poszczególnych zadań, metod pracy czy preferencji pracowników. Zdaniem firmy Gensler wydajne miejsce pracy musi odpowiadać potrzebom poszczególnych pracowników i zespołów i zapewniać odpowiednią równowagę między przestrzenią do samodzielnej pracy w skupieniu i miejscem do pracy zespołowej. „Przy doborze przestrzeni trzeba mieć na uwadze charakter działalności swojej firmy i to, w jakim modelu pracują jej pracownicy” — wyjaśnia Tidd. „Osiągnięcie właściwej równowagi zauważalnie wpłynie na wydajność, kreatywność i innowacyjność personelu”.
Miejsce, gdzie można pomyśleć
Takie firmy jak Microsoft inwestują w połączenie przestrzeni otwartych i prywatnych, z wydzielonymi cichymi obszarami bądź dźwiękoszczelnymi pomieszczeniami na potrzeby zadań wymagających dużego skupienia bądź rozmów telefonicznych. „Na świecie króluje trend współpracy z ludźmi stłoczonymi razem w wielkim pomieszczeniu, ale trzeba mieć nieco więcej rozsądku” — twierdzi Martha Clarkson, globalny strateg Microsoftu ds. miejsc pracy. „Umieszczenie ludzi we współdzielonym środowisku się nie sprawdzi, jeśli nie zapewnimy im prywatności. Pracownicy muszą mieć dostęp do innych obszarów, gdzie będą mogli w skupieniu pomyśleć — czy to w specjalnych pomieszczeniach, salonach biznesowych, na patio czy podczas spaceru na zewnątrz”.
Doktor Millard również jest przekonana, że trzeba osiągnąć odpowiednią równowagę między „my” a „ja” oraz bardziej urozmaicić możliwości pracy, z jakich pracownicy mogą korzystać. Przywołuje coraz popularniejszy trend, który leży gdzieś w połowie drogi między domem a biurem, określany mianem „coffice”. Są to miejsca, które gwarantują przyjemną atmosferę pracy, towarzystwo i dostęp do Internetu — od kawiarni i lobby hotelowych po bardziej formalne miejsca do pracy, oferujące wszystkie udogodnienia, jakie zapewnia biuro. „Myślę, że zaczniemy wykorzystywać potencjał koncepcji »coffice«” — twierdzi Millard. „To, czego potrzebuję, to dobra kawa, dostęp do Internetu, kawałek ciasta i skrzydła sieci bezprzewodowej, które zabiorą mnie do chmury. Lubię towarzystwo. »Coffice« to może być kawiarnia bądź lobby hotelowe”.
Zamiast alternatywy dla przyjętego przez firmę modelu open plan, możesz poszukać innowacyjnych sposób na wyeliminowanie rozpraszających bodźców bądź spróbować odnaleźć się w takiej przestrzeni. Podnieś poziom koncentracji, unikając długiego siedzenia nieruchomo przy biurku: wyjdź na szybki spacer, weź udział w zajęciach w przerwie lunchowej lub znajdź taką część biura, która zapewni nieco więcej prywatności. Jeśli inne metody zawiodą, zainwestuj w mocną kawę czy nawet rzucające się w oczy słuchawki wygłuszające, by dać współpracownikom sygnał, że być może potrzebujesz nieco więcej niż trzech minut spokoju, by móc wykonać swoje zadanie.
