W obliczu rewolucji cyfrowej, która umożliwia pracę z dowolnego miejsca i o każdej porze, eksperci wieszczyli koniec biur. Ich prognozy okazały się jednak przedwczesne. W ostatnich latach najzagorzalsi propagatorzy pracy zdalnej wycofali się ze swoich opinii, zmieniając zasady pracy elastycznej i zwabiając pracowników z powrotem do tradycyjnej przestrzeni biurowej.
Zalety pracy zdalnej dla niektórych pracowników w pewnych branżach są oczywiste. Ale nawet w XXI wieku współdzielenie fizycznej przestrzeni nadal nie traci racji bytu i ma symboliczne znaczenie dla pracowników.
Środowisko pracy w obecnej postaci jest wynikiem ponad 100 lat rozwoju technologii. W XX wieku telefon umożliwił firmom budowanie biur z dala od zakładów produkcyjnych. Później rosnące ceny gruntów i rozwój technik budowy stalowych konstrukcji doprowadziły do powstawania drapaczy chmur. Biura zmieniły się w przestrzenne, otwarte powierzchnie mieszczące setki pracowników, co wzmocniło wyraźne rozróżnienie między domem a pracą.
Kolejne wynalazki technologii komunikacyjnej umożliwiły pracę w świecie wirtualnym i pozwoliły, by w pełni funkcjonalne biuro towarzyszyło pracownikom, gdziekolwiek się wybierają.Doprowadziło to do ograniczenia ogólnych kosztów utrzymania biura oraz większej elastyczności personelu, zwłaszcza pracujących rodziców. W najnowszej ankiecie Instytutu Gallupa 43% Amerykanów przyznało, że w ubiegłym roku przynajmniej przez część czasu pracowało zdalnie — co stanowi wzrost o 9% w porównaniu z rokiem 1995. Ta dynamiczna transformacja sprawiła, że zapowiadano odejście tradycyjnych biur do historii.
Tymczasem prowodyrem odwrotu od pracy zdalnej były właśnie firmy technologiczne. Niespodziewane słowa dyrektorki generalnej serwisu Yahoo!, Marissy Mayer, która w 2013 roku ogłosiła, że wszyscy pracownicy będą musieli pracować w biurze firmy, były zapowiedzią radykalnego odwrócenia tendencji. Wyjaśniając tę decyzję, Mayer stwierdziła: „Ludzie są wydajniejsi, gdy pracują sami. Ale bycie razem sprzyja sprawniejszej współpracy oraz innowacyjności”.
W marcu 2017 roku politykę zmienił też jeden z najbardziej znanych promotorów pracy zdalnej. Po tym jak kilka kwartałów z rzędu firma IBM odnotowywała spadek przychodów, poinformowała swój ponad dwutysięczny personel, że od tej pory praca w domu nie wchodzi w grę. Jak dowiedziała się agencja Bloomberg, ściągnięcie pracowników z powrotem do tradycyjnej przestrzeni biurowej może doprowadzić do zwiększenia tempa, wydajności i kreatywności ich pracy. „Strategia firmy IBM opiera się na dopasowaniu najlepszej metody pracy do każdego zadania” — poinformował rzecznik firmy. „Przykładowo małe multidyscyplinarne zespoły składające się z inżynierów, programistów, kierowników projektu i projektantów pracują blisko siebie, często w kontakcie z klientami bądź użytkownikami końcowymi, stale generując i doskonaląc pomysły”.
Nawet najbardziej zaawansowane technologicznie firmy musiały przyznać, że obok zalety, jaką jest elastyczność, praca zdalna ma swoje wady i niezamierzone konsekwencje. Rosnąca liczba osób pracujących w domu czy kawiarniach doprowadziła do tego, że zalety tradycyjnych biur są odkrywane na nowo — od możliwości współpracy, jakie zapewnia współdzielona przestrzeń fizyczna po mniej namacalne korzyści, takie jak silna kultura firmy.
Badania potwierdzają przekonanie, że kreatywnych, sprzyjających współpracy cech otoczenia biurowego nie da się zwyczajnie odtworzyć na ekranach smartfonów, tabletów i laptopów.Badania przeprowadzone przez Justina Krugera z Uniwersytetu Nowojorskiego wykazały, że wciąż przeceniamy swoją zdolność do komunikowania się za pomocą poczty elektronicznej i wypełniamy luki w komunikacji nietrafnymi dopowiedzeniami. Praca Roberta E. Krauta z Uniwersytetu Carnegie Mellon dowodzi zaś, że na fundamencie technologii cyfrowej nie da się zbudować środowiska udanej współpracy z takim samym powodzeniem jak ma to miejsce w przypadku biura. Współdzielenie przestrzeni fizycznej i niewielka odległość między pracownikami to kluczowe czynniki sprzyjające skutecznemu zrozumieniu między członkami zespołu.
Praca elastyczna również nie zawsze oznacza poprawę jakości życia pracowników: dla wielu z nich zależność od komunikacji cyfrowej doprowadziła do rozmycia się granicy między życiem zawodowym i prywatnym. Anne Bardoel z Uniwersytetu Monash zwraca uwagę, że technologia „pozwoliła nam sprawniej pracować z domu i poza standardowymi godzinami pracy, ale jednocześnie doprowadziła do zwiększonego oczekiwania, że tak właśnie będziemy robić”. W ten sposób praca zdalna jeszcze bardziej komplikuje pracownikom i tak już trudne zadanie znalezienia odpowiedniej równowagi między pracą a domem. Inna grupa naukowców zaobserwowała zjawisko „piętna elastyczności” (z ang. „flexibility stigma”), polegające na tym, że pracownicy zdalni na wysokich stanowiskach czują się zobowiązani do pracy przez wiele godzin wieczorami i w weekendy, by wykazać swoje oddanie pracy, w obawie przed pominięciem ich przy możliwości awansu. „Musisz dowieść, że jesteś wart swojej pracy, organizując wokół niej całe swoje życie — bez wahania” — wyjaśnia Joan C. Williams, dyrektorka Center for WorkLife Law na Uniwersytecie California Hastings College of the Law. „Technologia nie stawia obecnie żadnych granic, jeśli chodzi o pracę. Zatem to my musimy ustanowić takie granice za pomocą norm społecznych”.
Pracownicy zauważają też wpływ na metody pracy. Akshat Rathi, pisarz pracujący dla internetowego pisma biznesowego Quartz, ubolewa nad tym, że nie dochodzi już do orzeźwiających burz mózgów między pracownikami, którzy teraz pracują dosłownie z każdego zakątka świata. Twierdzi, że mimo dostępności na wyciągnięcie ręki szerokiej gamy rozwiązań technologicznych do komunikacji — takich jak Slack, Skype, Google Hangouts, platformy do konferencji internetowych Cisco, a nawet stary dobry telefon — jeśli chodzi o iskrę będącą początkiem nowego pomysłu, technologia nie zastąpi „przypadkowego wpadania na siebie”. „Może i mamy opcje wideokonferencji na niemal każdym komunikatorze, ale to nie zastąpi rozmów twarzą w twarz” — twierdzi Rathi. „Ledwie dostrzegalna zmiana wyrazu twarzy czy mowa ciała, które często na czacie Skype przechodzą niezauważone, wzbogacają komunikację o istotną warstwę niewerbalną. To dlatego takie rozmowy mają ogromny wpływ na budowanie atmosfery zaufania wśród członków zespołu”.
Firmy dostosowują się, usiłując znaleźć równowagę między współpracą na odległość a rozmowami twarzą w twarz. Dla przedsiębiorstw takich jak Skyscanner — firmy prowadzącej serwis do wyszukiwania połączeń lotniczych, zatrudniającej 900 pracowników w różnych strefach czasowych i lokalizacjach geograficznych, jest to konieczność. Pracownik placówki w Barcelonie może zalogować się zdalnie, by wziąć udział w prezentacji prowadzonej łącznie przez personel biur w Miami i Singapurze. Ważne jest jednak również to, by pracownicy spędzali ze sobą czas we wspólnej przestrzeni. „W naszych brytyjskich biurach pierwsze godziny każdego dnia są zazwyczaj czasem spotkań” — wyjaśnia Ruth Chandler, główna kadrowa w firmie Skyscanner.
Korzyści z takiej równowagi potwierdzają sami pracownicy. Inżynier oprogramowania Matteo Ruina przyznaje, że korzysta z polityki pracy elastycznej, by pracować zdalnie ze swych ojczystych Włoch. Wciąż jednak korzysta z czasu spędzanego w biurze w Londynie, gdzie pracuje ramię w ramię z innymi członkami swojego zespołu. „Bardzo cenię sobie chwile spędzane w biurze ze współpracownikami, kiedy oddajemy się owocnym burzom mózgów bądź poszukujemy sprawnego rozwiązania złożonego problemu” — przyznaje Ruina. „Przebywanie we wspólnej przestrzeni sprzyja też budowaniu dobrych relacji zawodowych i daje mi szansę lepiej poznawać ludzi, z którymi bezpośrednio nie współpracuję”.
Nie jesteśmy świadkami początku końca biur, a raczej ich najnowszej przemiany. Wzniesienie przez firmę Apple wartej 5 miliardów dolarów kalifornijskiej siedziby to znamienny przykład na to, jak jedna z najbardziej innowacyjnych firm technologicznych na świecie inwestuje w tradycyjną przestrzeń biurową. To dowód na to, że firmy zwracają się ku bardziej elastycznym środowiskom pracy, które wzbogacają życie zawodowe — gdzie pracownicy wciąż dysponują własnym biurkiem, ale jednocześnie mają swobodę korzystania z cichych stanowisk do pracy i nieoficjalnych obszarów wspólnych, kawiarni i tarasów.
Futurystyczny wystrój, taki jak ten przedstawiony na zdjęciu, dowodzi, że firmy stawiają na przyszłość, w której liczy się potęga takich spontanicznych spotkań i twórczej współpracy między pracownikami.W końcu to w takich okolicznościach może się zrodzić pomysł, który da firmie kolejny wielki sukces.
