„Biuro będące w stanie gromadzić dane dotyczące działań swoich użytkowników może kojarzyć się z orwellowskim „Rokiem 1984”, ale tak naprawdę jest o wiele mniej przerażające (i znacznie bardziej pożyteczne), niż się wydaje” — mówi James Mitchell, dyrektor Regus, w rozmowie z Hannah Hudson.
„Jedną z największych zalet elastycznej przestrzeni do pracy jest właśnie jej elastyczność… Ale skąd możemy wiedzieć, ile miejsca naprawdę potrzebujemy?” — pyta James Mitchell, dyrektor ds. rozwiązań biznesowych w firmie Regus. „Czy wiesz, w jakim stopniu Twoi pracownicy naprawdę korzystają z udogodnień biura? I czego potrzebują? Czy nie byłoby wspaniale, gdyby można się było tego dowiedzieć i w efekcie ulepszyć miejsce pracy?”.
James Mitchell pracuje w firmie Regus od prawie dziesięciu lat, a obecnie zarządza rozwiązaniami projektowymi w zespole ds. IT. Część tych zadań obejmuje zbadanie, jak można wykorzystać dane pobierane w centrach biznesowych Regus do ulepszenia przestrzeni roboczej pod kątem firm i ich pracowników.
„Gromadzenie danych stanowi kluczową część procesu projektowania i pomaga nam naprawdę zrozumieć potrzeby klientów” — mówi. „Nie chodzi o liczenie filiżanek kawy, ale o szukanie szerszych trendów i wzorców oraz wykorzystanie tych informacji do zapewnienia firmom i pracownikom większych możliwości”.
Kontrola klimatu
Prostym przykładem jest monitorowanie dużych ilości danych. „Mierząc stopień wykorzystania naszych połączeń internetowych, możemy przewidzieć, kiedy będzie trzeba zwiększyć przepustowość” — wyjaśnia Mitchell. „Dzięki temu możemy zadbać o to, by każdy miał zapewnioną najlepszą wydajność, kiedy musi naprawdę efektywnie pracować”.
Dane mogą być przydatne w inny sposób — na przykład aby zapewnić jak największą wygodę w otoczeniu biurowym. „Wiele opinii, jakie otrzymujemy od odwiedzających centrum, dotyczy problemów z temperaturą w pomieszczeniach” — mówi Mitchell. „Dlatego opracowujemy program, w którym przyjrzymy się zastosowaniu technologii czujników w środowisku, aby monitorować i tworzyć raporty”.
Mitchell wyjaśnia, w jaki sposób połączony system może pracować w przyszłości: „Dzięki czujnikom temperatury w każdym pomieszczeniu, przekazującym dane do centralnego systemu, moglibyśmy użyć tych danych do identyfikacji problemów i rozwiązywania ich, zanim ktokolwiek je zauważy”.
James Mitchell, dyrektor ds. rozwiązań biznesowych w firmie Regus
Przyjazna dla użytkowników
Technologia czujników może być też wykorzystywana inaczej. „Podobnie jak w branży detalicznej, mogliśmy zastosować wykrywanie obecności i śledzenie ciepła do stworzenia map, które pomogą nam w optymalizacji projektu biura” — mówi Mitchell.
Czy umieszczanie wszędzie czujników nie jest inwazyjne? „Najważniejsze to pamiętać, że gromadzone dane są zawsze anonimizowane i przestają być osobiste” — mówi. Chcemy po prostu lepiej zrozumieć działanie biura i gromadzimy jedynie informacje przydatne w tym celu. Naszym celem jest stworzenie jak najlepszego centrum dla użytkowników”.
„Pomyśl o swoim samochodzie” — dodaje. „Dzięki nawigacji GPS producent auta wie na przykład, jak i gdzie jeździsz oraz z jaką prędkością. Nie wie jednak, że to Ty i zupełnie go to nie interesuje. Chce tylko wiedzieć, co może zrobić, aby uprawnić działanie samochodu — umożliwić bezpieczniejszą i wygodniejszą jazdę”.
Mitchell chętnie podkreśla znaczenie poszanowania prywatności innych użytkowników, zwłaszcza od czasu wejścia w życie rozporządzenia RODO w maju 2018 r. „Realizujemy właśnie duży program, aby upewnić się, że firma Regus działa zgodnie z nowymi przepisami UE o ochronie danych” — mówi. „Zastanawiamy się, jak najlepiej zastosować je do naszej działalności na całym świecie — nie tylko w krajach, gdzie obowiązują te przepisy. Ochrona prywatności jest ważna dla wszystkich i chcemy robić coś więcej, niż tylko przestrzegać lokalnego prawa”.
Lepsze biura
Jak mówi Mitchell, docelowym efektem gromadzenia tych wszystkich danych jest świetne środowisko pracy. „Chcemy zrozumieć, w jaki sposób ludzie korzystają z naszych biur, aby dać im więcej tego, czego potrzebują, a mniej tego, co jest im niepotrzebne” — dodaje. „Projektując nowe centra, moglibyśmy tak dostosować ich układ, aby odzwierciedlał rzeczywiste potrzeby klientów — na przykład, zmniejszając liczbę biurek, a zwiększając powierzchnię salonu biznesowego”.
„Moglibyśmy też udoskonalić istniejące centra. Oprócz temperatury moglibyśmy monitorować poziom hałasu i jasność oświetlenia, a następnie wykorzystać te dane w praktyce. Instalując ścianki akustyczne, emitując biały szum czy rozjaśniając oświetlenie w niektórych obszarach, możemy lepiej reagować na potrzeby klientów”.
W przyszłości dane będą mogły być wykorzystywane nawet do tworzenia całkowicie spersonalizowanej przestrzeni roboczej dla każdego pracownika. „Wyobraź sobie, że przychodzisz do pracy, do przestrzeni dokładnie takiej, jaką chcesz” — mówi Mitchell. „Pomieszczenie ma odpowiednią temperaturę, oświetlenie jest idealne, sieć jest skonfigurowana dla Ciebie, a Twoje narzędzia do współpracy są gotowe do użycia. Moglibyśmy nawet przygotować kubek Twojej ulubionej kawy”.
„To jest potęga danych w prawdziwym świecie” — dodaje. „Odpowiednie i odpowiedzialne przetwarzanie danych może pomóc nam polepszyć jakość życia”.
Hannah Hudson jest redaktorką magazynu Regus
